あなたの会計士に納税書類を送るための最高の安全な方法

by ウィリアム・ペレス

電子メールを使用するよう促す

インターネットの時代には、人々が不便な距離にいる可能性のある専門家や会計士の助けを借りて税金を払う時間がますます増えています。必要な情報を電子メールで送信することが魅力的かもしれませんが、それは最良の考えではありません。

あなたの税務書類は、公認会計士、登録エージェント、または他の税務専門家に、最も安全で信頼性の高い方法で確実に届けられるようにしてください。税務書類には、あなたの名前、住所、あなたとあなたの扶養家族のための社会保障番号、あなたが稼得した金額、銀行のどこかなどの非常に機密性の高い情報が含まれています。それは初心者のためのものです。そのデータが間違った手に落ちると、あなたは個人情報の盗難の犠牲になる可能性があります。

文書とデータが目的地に届いていることを確認するためのヒントを次に示します。

Beverly Birdによって2018年1月に更新されました

01リストを作る

すべてのW- 2、1099、およびその他の税務関連文書のリストを作成します。これは2つのことを成し遂げます：あなたはあなたの会計士に送ったものを正確に知るでしょう。何かが紛失し、相手に到着しなかった場合は、それが何であるかを特定することができます。また、来年度の税務申告のためのチェックリストが始まります。

02バックアップコピーを作成する

あなたの税務書類の実際の紙のコピーを送信している場合は、まず自分の好きなものをすべてコピーしてください。そうすれば、本当に迷子になっても、重要な情報がなくてはなりません。それらをコピーしたり、イメージやPDFファイルにスキャンしたり、PCやフラッシュドライブに保存したりすることができます。しかし、あなたはそれを行います、あなたの会計士に書類を送る前にバックアップコピーを持っていることを確認してください。

03最良の選択は手渡しです

スパイは、ドキュメントが適切なタイミングで適切な人物に配信されることを確実にしたい場合、その人物を直接配信します。彼はそれが傍受される可能性はない。

可能であれば、あなたの税務書類をあなたの会計士に個人的に引き渡すことによって、この古い学校の戦術をあなたのために働かせることができます。少なくとも、助手、秘書、受付係、または他の職員に手渡すこと。これにより、送信時に紛失したり、盗聴者が傍受されるリスクが排除されます。

04文書を郵送する

郵便配達はかなり安全で、あなたがフィラデルフィアに住んでいて会計士がピッツバーグにいる場合、おそらくあなたの次善の選択です。手渡しはオプションではありません。

あなたの書類は封筒に包まれているため、偶発的な盗聴から保護されています。他の人のメールを開くことは、少なくとも米国では犯罪であり、犯罪者を抑止することはできないかもしれないが、少なくとも犯罪者を処罰する法律は存在する。

つまり、文書は郵便で紛失したり壊れたりすることがあるので、オリジナルではなく作成したバックアップコピーを送信することをお勧めします。何らかの形の納品または署名確認の使用を検討するか、米国郵便サービスを完全に迂回し、代わりにFederal ExpressやUPSなどの宅配サービスを使用することを検討してください。

05文書をファックスする

あなたの会計士に文書をファクシミリで送ることは、彼らを配達するためのすばやい方法であり、それは比較的安全です。会計士の電話回線がタップされていない限り、あなたの送信が身元泥棒によって傍受されることはない可能性があります。しかし、ファックス番号が正しいことを確かめてください。

欠点がいくつかあります。ファックスされた書類は読むのが難しい場合があります。税務専門家がしたい最後のことは、数字が6か8かどうかを推測することです。ファクシミリは、いくつかのページを送るだけでよい場合に最適です。長い文書、特にページの両面に情報が含まれている文書の場合、ファックス送信は最適な解決策ではないかもしれません。

06メールを使う必要がある場合...

電子メールは便利で高速ですが、ハガキほどのセキュリティを提供できます。予防措置を取らない限り、ネットワーク事業者はあなたの電子メールの内容を見て、添付ファイルを見ることができます。彼らが注意を払っていて実際にコンテンツを追跡しているかどうかは、ポイントの横にある - それでもなお潜在的な可能性がある。

会計士がLeapFileなどの安全なファイル交換ソフトウェアを使用しているかどうかを確認します。マサチューセッツ州のプロヴィンスタウンにある会計士Chip Capelli氏によれば、多くの人がそうしています。これはゲームの変革者になる可能性があります。

少なくとも、パスワードで保護されたDOC、PDF、またはZIPファイルなどの暗号化されたラッパーの中に税務書類を置いてください。「すべてをPDFにスキャンし、パスワードで保護してください」とカペッリ氏は指摘する。あなたの社会保障番号のようなプライベートにしたい情報を、あなたの電子メールメッセージの本文にプレーンテキストとして送信しないでください。間違ったアドレスにメッセージを誤って送信したり、電子メールがスキャンされたり、サービスプロバイダによって収集されたデータはどうなりますか？税務書類を保護するための予防措置を講じることは、財務を保護するのに役立ちます。

最悪が最悪になる場合

最善の努力にもかかわらず、あなたが侵害されたことが判明した場合、すぐに内国歳入庁に連絡してください。事実、あなたが侵害された可能性があると思っているだけであれば、IRSに連絡することができます。IRSが調査します。税務詐欺またはこのような詐欺の疑いを報告するには、フォーム10439を提出してください。 IRSのウェブサイトのフォームには、郵送またはファックスする必要がある場所に関する情報とともにアクセスできます。