基本ファイリングシステムの開始
組織され、処理される必要のある財務情報がたくさんあります。単純なファイリングシステムでは、このような雑用を少なくすることができます。 基本的に、すべての財務書類を以下のカテゴリに分類することができます。
- 支払期日
- 重要な文書を保管する
- 捨てたり細断したりするアイテム
それは本当に簡単です。 支払う必要がある請求書、保存する必要がある領収書または書類、または破棄できるものがあります。 これらのアイテムをどのように整理したいかはあなた次第ですが、上記の情報が記載された3つの個別のフォルダを使用するのと同じくらい簡単です。
その後、メールを受け取ったり、別の財務書類を受け取ったりするたびに、正しいフォルダに入れてください。 あなたの請求書と重要な書類が見つけやすい場所にあります。 その後、定期的にフォルダを処理し、重要な文書を永続的に保管し、不要なものを投げたりリサイクルすることができます。
重要な文書を整理しておく
基本的なファイリングシステムは、あなたの毎日の財政を順調に保つのには良い仕事をしますが、あなたが保つ必要がある重要なアイテムを整理したいと考えています。 一般に、個々のフォルダを持つ小さなファイルキャビネットを使用してすべてを順番に保つことができます。
保守すべき財務書類の例：
- 税金還付
- 保険
- モーゲージ文書
- 投資および退職勘定書
- 保証またはサービス契約
あなたの書類をどのくらい保管するべきか
特定の文書のコピーを保管する必要があるので、実際に文書を保管する期間はどれくらいですか？ 場合によっては、書類や書類を短期間だけ保管する必要がある場合もあれば、何年も保管しておきたい場合もあります。
ここにいくつかの一般的な財務書類とそれらを保管することを検討すべき期間があります。
- 税金還付。 あなたの納税申告については、7年間それらを保つことが推奨されます。 IRSがあなたの返品を監査したい場合、一般に、あなたが提出した日付から戻るまでに3〜6年かかります。 過去7年間のリターンを手にしておくことで、あなたが監査を受ければあなたの生活をもっと簡単にすることができます。 それだけでなく、家を購入する予定がある場合や、収入の証拠を貸し手に提示する必要がある場合は、少なくとも数年分のデータを指先で持っていることをお勧めします。
- モーゲージ文書。 あなたが家を買うとき、あなたは終わりに座り、数百ページのように見えるものにあなたの名前を署名します。 一般的に、クローズ時に行ったすべてのコピーを含む大きなフォルダが表示されます。 これらには、ローンの概要を示す銀行からの文書、不動産会社からの情報、鑑定情報、検査情報などが含まれます。 これらのことを頻繁に参照する必要はないかもしれませんが、これらの文書を無期限に保管してください。 将来参照する必要があり、最終的に家を売るときに貴重な情報を提供する可能性があります。
- 銀行口座および投資口座明細書。 インターネットに関する良いことが1つあれば、銀行や投資口座の電子カルテをいつでもプルアップすることができます。 これにより、受け取ったすべてのステートメントを保持する必要がなくなります。 それでも、あなたが受け取った各論文をレビューし、四半期であれば、次の発言が来るまでそれを保つことは良い考えです。 年度末または年次声明を受け取ったら、月次または四半期ごとの声明をすべて安全に送ることができます。 これにより、何枚の紙を切り落とし、オンラインで追加のコピーを入手するか、迅速な電話をかけることができます。
- 請求書と領収書。 あなたがユーティリティとクレジットカードの請求書を受け取ると、情報が正確であることを確認した後、1年間これらを保管することをお勧めします。 間違いが起きる可能性があり、簡単に使用できる文のコピーがあれば、エラーを容易に紛らわすことができます。 領収書の場合も同じことが起こります。 銀行報告書と比較できる程度に長く保管して、エラーをキャッチする必要があります。 それはもちろん、領収書が税務目的で使用できる購入のものでない限りです。 この場合、監査の際の納税申告書のように、領収書を最大7年間保管したいと考えています。
情報を安全に保つ
近年、 個人情報の盗難は大きな問題となっています。 泥棒はあなたの個人的および財政的な歴史の一部を取ってそれを使って信用を失い、銀行口座を枯渇させ、そうでなければ大きな頭痛を与える可能性のある偽のアイデンティティを作り出すことができます。 したがって、財務データを適切に保護して処分することが重要です。
まず、あなたの家のために紙切り機を買うことを検討してください。 これらの古い公益法案や、毎月郵便で受け取った未使用のクレジットカードのオファーのすべてが、泥棒のための主要なターゲットになる可能性があります。 未使用の文書を細断することで、誰かが情報を盗む機会を最小限に抑えることができます。
これはまた、あなたが家に保管している文書を保護する必要があることを意味します。 地下の段ボール箱にすべてを保管すれば、洪水が発生した場合どうなりますか？ 何年ものデータが失われる可能性があります。 火事などの災害が発生した場合も同じことが起こります。
すべての可能性を守ることはできませんが、少なくとも安全で丈夫で耐火性のファイリングキャビネットやロックコンテナを手に入れることができます。 あなたは外に出る必要はありませんが、あなたはまた、ちょうどあなたのクローゼットのいくつかの古い靴箱に座ってすべてを望んでいません。
あなたの相続人を助けることができる組織されている
あなたに何かが起こった場合、組織された財務書類は、あなたがいなくてもあなたの仕事を世話する人を助けることができます。 これはあなたの不動産の収入を合理化することができます。 遺言書がある場合は、遺言者がこれらの書類をどこに見つけられるかを知るように指示書を持たせることも重要です。